In der aktuellen Situation und den damit einhergehenden Kontakt- und Bewegungsbeschränkungen müssen für den Arbeitsalltag im Büro alternative Wege durch digitale Zusammenarbeit gefunden und beschritten werden. Die Kommunikation untereinander nimmt damit einen nochmals prominenteren Stellenwert ein. Wichtig hierbei ist zwischen synchronem und asynchronem Informationsaustausch zu unterscheiden. Hier findest du Tools, Tipps und Tricks für die virtuelle Büroumgebung.
Synchroner Informationsaustausch
Unter synchronem Informationsaustausch versteht man den direkten Austausch mit einzelnen Team-Mitgliedern, Teams oder der gesamten Abteilung. Für den synchronen Austausch geeignet sind inhaltliche Besprechung zu konkreten Themen oder gezielte Diskussionen, um schnelle Entscheidungen und Abstimmungen herbeizuführen.
Hierfür empfehlen sich Kommunikationsmittel wie Telefonate, Telefonkonferenzen oder Videokonferenzen. Insbesondere für Videokonferenzen bedarf es besonderer Verhaltensregeln. Für eine effiziente Videokommunikation empfiehlt es sich beispielsweise, ein paar Minuten vor dem Start des Treffens den virtuellen Raum zu betreten, um sicherzustellen, dass die Technik funktioniert und man mit den Möglichkeiten des Videodienstanbieters vertraut ist. Das gewährleistet einen Start ohne Verzögerungen für alle Teilnehmenden.
Darüber hinaus empfiehlt es sich insbesondere für Videokonferenzen eine Agenda und einen Moderator zu haben, um die Videoschalte strukturiert durchzuführen. Nur der Sprecher sollte das Mikrofon anhaben und alle anderen stumm geschaltet sein, um störende Hintergrundgeräusche zu reduzieren. Redebeiträge erfolgen erst nach Aufforderung oder Hand heben (manchmal gibt es bei den Videodienstleistern auch eigene Buttons dafür). Damit werden die Anstrengungen, die mit Videoschalten einhergehen, etwas reduziert.
Asynchroner Informationsaustausch
Für das allgemeine up to date bleiben, für Feedback zum aktuellen Arbeitsstand, etc. ist der sogenannte asynchrone Informationsaustausch besser geeignet. Der Austausch erfolgt dann über Kommunikationsmittel wie E-Mail, Messenger-Dienste, Taskmanagement-Dienste oder Cloudanbieter mit Kollaborationstools. Vorteil hierbei ist, dass Workflows der einzelnen Teammitglieder nicht unterbrochen werden und Informationen auch während einzelner Workflows direkt dokumentiert und bereitgestellt werden können.
Vorteile von Messenger-Diensten
Insbesondere mit Bezug auf die interne Kommunikation zeigt sich einmal mehr, dass der Informationsaustausch über E-Mail ein sehr ineffizientes Hilfsmittel darstellt. Für diese Szenarien sind Messenger-Dienste als niedrigschwelliges Kommunikationsinstrument besser geeignet. Zusammen mit einem Taskmanagement-Dienst und einem Cloud-Anbieter lässt sich damit die Büro-Umgebung zum großen Teil virtualisieren.
Je nachdem welcher Anbieter gewählt wird, können zum Beispiel sogenannte offene Chat-Kanäle erstellt werden, zu denen alle Unternehmens- oder Abteilungsmitglieder automatisch Zutritt haben. Diese unterscheiden sich von geschlossenen Chat-Kanälen, zu denen nur eingeladene Personen Zutritt haben oder von Einzelchats.
Offene Kanäle sind ein wichtiger Faktor für die effiziente digitale Zusammenarbeit in einer Abteilung. Mit diesen Kanälen simuliert man eine offene Büroumgebung, in der man sich über Themen austauschen kann. Diese entsprechen offenen Türen im Büro. Um möglichst viel Transparenz zu erzeugen, was bei der digitalen Zusammenarbeit sehr wichtig ist, sollten so viele Kanäle wie möglich offen angelegt werden.
Geschlossene Kanäle oder Einzelchats dienen einzig der vertraulichen Kommunikation. Außerdem lässt sich über die Profileinstellungen in Chatkanälen anzeigen, ob jemand gerade erreichbar, ansprechbar oder beschäftigt ist. Diese indirekte Kommunikation ist bei der digitalen Zusammenarbeit besonders wichtig, da hier Arbeit und Freizeit schnell zu verschwimmen drohen, Workflows unterbrochen werden und die Gesundheit belasten kann.
Zur direkten Dokumentation der Workflows eignen sich Taskmanagement-Dienste, die z.B. Kanban-Boards anbieten. Darauf lassen sich Aufgaben bzw. Aufgabenverteilungen und evtl. Flaschenhälse transparent darstellen und nachzuvollziehen. Zusammen mit der digitalen Kollaboration und Dokumentation mit Hilfe von Cloud-Diensten lässt sich die Büroumgebung zumindest zum Teil virtualisieren.
