Eins vorweg, es gibt auch gute Seiten an dieser Krise, man setzt sich einmal mehr und intensiver mit digitalen Kommunikationsmitteln auseinander. Zunächst ist wichtig zu sagen: Es wird keine Online-Krise geben. Jetzt heißt es online kollaborieren.
Es steht genügend Bandbreite zur Verfügung. Und dennoch sollten wir nachdenken, welche möglichen Folgen es haben kann, wenn wir bestimmte Dienste nutzen oder welche Möglichkeiten wir haben, wenn Dienste kurzzeitig überlastet sind und wie wir eine Überlastung vermeiden können.
Probleme die gegenwärtig auftreten sind nicht den Netzen geschuldet, sondern meist der lokalen Infrastruktur der Dienste. Sie sind schlichtweg nicht vorbereitet, dass alle Aktivitäten online stattfinden und haben Probleme mit der Skalierung ihrer Dienste. Wir zeigen, was in der Corona-Krise jetzt wichtig ist.
Richtig informieren
Informiert Eure Kollegen, Studierenden oder Praxispartner darüber, wo sie welche Inhalte finden und auf welchen Kanälen kommuniziert wird. Denkt daran, dass Ihr vorher festlegt über welchen Kanal Ihr Eure Kollegen über aktuelle Störung informiert, falls Eure Dienste überlastet sind. Nutzt für die grundständige Information stabile Kommunikationsmittel, wie beispielsweise eine Telefonkette, einen Email-Verteiler oder einen Live-Ticker zu aktuellen Entwicklungen auf Eurem Blog.
Dienste prüfen
Klärt mit Eurer IT oder Dienstleistern, wenn Ihr beispielsweise Lösungen wie Filesharing oder Kollaborationstools nutzt, ob die Dienste aktuell sicher laufen und zusätzlichen Traffic erlauben. Nicht immer sind Dienste skalierbar und Serverkapazität unbegrenzt vorhanden. Denn es gibt Tools, die ihr jetzt nutzen werdet, die vorher kaum genutzt wurden und deren Infrastruktur nicht für eine solch starken Traffic ausgelegt ist.
Teams organisieren
Online kollaborieren erfordert Organisation. Nutzt, wenn möglich, als Team einen Dienst oder Server für Alles oder organisiert und informiert, was auf welchem Kanal geteilt wird. Nur so werden die Informationen und Inhalte gefunden. Benutzt etablierte Kanäle, die von der Zielgruppe bereits genutzt werden.
Wenn ausgerechnet jetzt doch ein neuer Dienst besser zu Eurer neuen Arbeitsweise aus dem Home Office passt, dann erstellt eine kurze Anleitung, auch als Screencast, mit Screenshots oder als Podcast, damit der Wechsel für jeden in eurem Netzwerk möglich ist.
Nicht zu viel experimentieren
Jetzt ist nicht die Zeit für zu viel Experimente. Verzichtet auf zu viel Neues und arbeitet mit den Tools und Formaten, mit denen ihr oder Kolleg:innen gute Erfahrungen haben. Je größer und kommerziell erfolgreicher ein Dienst ist, umso besser die Chance, dass dieser dynamisch auf die gestiegene Nachfrage reagieren kann.
Redundante Lösungen schaffen
Was passiert wenn Eure genutzten Dienste ausfallen? Bereitet Euch darauf vor, dass die gesteigerte Nachfrage Dienste kurzfristig ausfallen oder mit einer schlechten Performance laufen. Registriert Eure Kolleg:innen zeitnah für Eure alternativen Dienste. Nicht selten werden Neuanmeldungen für unbestimmte Zeit ausgesetzt, damit die Dienste weiterhin nutzbar bleiben.
Denkt daran, dass Ihr vorher festlegt über welchen Kanal Ihr Eure Kollegen über aktuelle Störung informiert und auf die redundante Lösung aufmerksam macht.
Verstehen und erklären
Online kollaborieren erfordert digitalen Kompetenzen. Verstehen alle im Team weitestgehend die Dienste und Formate die genutzt werden? Es soll Menschen geben, die den Unterschied zwischen der Adresszeile ihres Browsers und dem Suchfeld nicht kennen. Klärt auf und haltet die Welt informiert.
Was nützt es, wenn der Kollege die Diktierfunktion seines Smartphones nutzt, die ständig mit Servern kommuniziert, um Euch Emailupdates zukommen zulassen. Das spart ihm Zeit und frisst Euch und euerm Team im Zweifel wichtige Bandbreite.
Keep it short and simple
Eine alte Vortragsregel, die gerade jetzt gut passt. Versucht Euch kurz zu halten. Das spart Ressourcen – in allen Bereichen. Stellt wichtige Informationen vorne an und verzichtet auf die Dinge, die im Moment nicht wichtig sind. So sind alle informiert und Euer Datendurchsatz nimmt ab, was Euch Ressource spart für wichtige Dienste.
