- Wann der Einsatz von EasyChair sinnvoll ist
- Die drei User-Kategorien
- Das Feedback: kritische Resonanz
- Fazit
INHALT
Die Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI) ist die größte deutschsprachige Konferenz im Bereich Wirtschaftsinformatik und wird alle zwei Jahre von einem neuen Konferenzteam ausgerichtet. Vom 6. bis 9. März 2018 fand die MKWI 2018 in Lüneburg statt.
Sie zeichnet sich insbesondere durch die Untergliederung in 29 Teilkonferenzen aus. Durch diese Struktur wird ein breites Spektrum an Forschungsthemen im Bereich Wirtschaftsinformatik abgedeckt. Aktuelle gesellschaftspolitische Themen wie die Digitalisierung wurden ebenso angesprochen wie klassische Themen aus der Wirtschaftsinformatik wie zum Beispiel betriebliche Informationssysteme.
EasyChair hilft besonders bei großen Konferenzen den Aufwand zu senken
Wie bei einer wissenschaftlichen Konferenz üblich, wurden die eingereichten Beiträge im sogenannten Peer-Review-Verfahren von mindestens zwei Experten begutachtet.
EasyChair ist ein Tool, um den Einreichungs- und Begutachtungsprozess bei wissenschaftlichen Konferenzen zu verwalten. Eine Konferenz mit über 300 Einreichungen verteilt auf 29 Teilkonferenzen wäre ohne ein dediziertes Konferenz-Management-Tool nur mit erheblichem Mehraufwand zu realisieren gewesen.
Neben EasyChair gibt es noch weitere Konferenzmanagementlösungen, aufgrund der Bekanntheit von EasyChair in der Community der Wirtschaftsinformatiker und der Unterstützung für die Multikonferenzstruktur hat sich das Organisations-Team für dieses Tool entschieden.
Es gibt drei User-Kategorien: Autoren, Programmkomittemitglieder und Tagungsleitung
Grob lassen sich die User, die im Rahmen der MKW Instanz von EasyChair genutzt haben, in drei Kategorien einteilen. Die Autoren reichten ihre Beiträge zur Begutachtung online ein und erhielten die Entscheidung über die Annahme dieser Beiträge ebenfalls über das System. Angenommene Beiträge wurden erneut in überarbeiteter Form hochgeladen.
Die zweite Gruppe waren die Programmkomiteemitglieder der einzelnen Teilkonferenzen. Sie vergaben die Gutachten und machten Vorschläge für die Annahme der Beiträge. Diese Nutzer hatten mit dem System in der Regel mehr Kontakt als die Autoren.
Als dritte Nutzergruppe richtete die Tagungsleitung das System ein, das heißt unter anderem, die Struktur der Konferenz wurde im System abgebildet, Customizing-Einstellungen wurden angepasst und Benachrichtigungen an die anderen Gruppen wurden zentral von der Tagungsleitung über das System verschickt. Die Tagungsleitung war zwar die kleinste Nutzergruppe, nutzte das System in den Monaten vor der Konferenz jedoch täglich.
Das Feedback: kritische Resonanz
Die Resonanz der Autoren war gut. Da sie nur über eine sehr eingeschränkte Sicht im System verfügen und somit auch ein aufgeräumtes User Interface haben, gab es bei dieser Nutzergruppe nahezu keine Probleme.
Aus der Programmkomiteegruppe kam auch kritische Resonanz. Insbesondere die Teilkonferenzleitungen klagten aufgrund der Menge an Funktionen, die in ihrer Rolle freigeschaltet waren, über ein unübersichtliches User Interface.
Im Laufe der Konferenzvorbereitung sind der Tagungsleitung einige Punkte aufgefallen, die besser gelöst werden könnten. Beispielsweise können die Empfänger von Benachrichtigungen nur eingeschränkt auf der Basis von Metadaten ausgewählt werden. Dies führt dazu, dass aus der Menge aller möglichen Empfänger manuell die Relevanten herausgesucht werden müssen.
Der von EasyChair in der kostenpflichtigen Version angebotene Datenexport war mit relativ hohem Aufwand verbunden. Hier wäre ein größerer Funktionsumfang im Webinterface wünschenswert.
Zudem ist die Dokumentation relativ knapp gehalten und in den „Frequently Asked Questions“ finden sich einige Platzhalter.
Fazit: Planen Sie den Einsatz von EasyChair gut
- Aufgrund der Erfahrungen des MKWI-Teams sollten folgende Punkte beim Einsatz von EasyChair beachtet werden: Das System sollte frühzeitig inklusive der angelegten Nutzer eingerichtet werden.
- Bevor die Papers eingereicht werden, gilt es zu analysieren, welche Abläufe am häufigsten vorkommen. Für diese Abläufe sollten konkrete Anleitungen verfasst werden – insbesondere für die Programmkomiteegruppe.
- Abschließend wird eine klare Kommunikation der Deadlines für den Review-Prozess empfohlen.
Sie interessiert warum Konferenz-Management-Systeme wie EasyChair überhaupt sinnvoll sind?
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Auszug aus dem Artikel „Publizieren leicht gemacht“, geschrieben von Marc Stephan Riedel und Christoph Martin und erstmals erschienen in DUZ Wissenschaft & Management 06/2018.
