- Das Tagungsband: Nachschlagwerk und Reputation in einem
- Gründe, die für eine Koferenz-Management-Software sprechen
- Acht Empfehlungen zum Ziel
INHALT
Das Tagungsband: Nachschlagwerk und Reputation in einem
Ein Tagungsband, der die Beiträge einer Konferenz sammelt, ist als Nachschlagewerk nützlich für alle Interessierten, die bei der Tagung nicht vor Ort sein können. Und auch für die Anwesenden kann er eine große Hilfe sein.
Im wissenschaftlichen Kontext stellt die schriftliche Veröffentlichung sicher, dass Wissen dokumentiert wird. Denn Notizen, die sich die Zuhörer während eines Vortrags gemacht haben, eignen sich kaum als Quellenangabe im Literaturverzeichnis einer eigenen Abhandlung.
Und diese Möglichkeit zur Zitation bietet den Referierenden einen Vorteil: Je häufiger sich andere auf ihre Arbeit beziehen, desto mehr gewinnt diese an Bedeutung. Bei Bewerbungen an Hochschulen oder beim Stellen von Drittmittelanträgen ist diese Reputation oft ein entscheidendes Kriterium.
Im Wissenstransfer von Hochschulen ist die Veröffentlichung von wissenschaftlichen Beiträgen ebenfalls von Bedeutung, so können auch externe Interessierte an Forschungsergebnissen teilhaben. Transdisziplinär ausgerichtete Hochschulen können auf diesem Weg die Erkenntnisse ihrer Forschenden auch unternehmerisch arbeitenden oder gesellschaftlich relevanten Bereichen zur Verfügung stellen.
Gründe, die für eine Koferenz-Management-Software sprechen
1. Unkomplizierte Verwaltung der Papers
Ist für eine Konferenz ein Tagungsband vorgesehen, muss das Organisationsteam bereits im Vorfeld sorgfältig planen. Es gilt, sich über den Zeitplan, den Weg der Beitragseinreichung, die Themenschwerpunkte und mögliche Formen der späteren Präsentation zu verständigen. Die Autoren müssen rechtzeitig im Call for Papers – der Aufforderung zur Mitwirkung an der wissenschaftlichen Veranstaltung – über alle formalen Anforderungen informiert werden.
Bei einer Tagung mit nur wenigen aktiv Teilnehmenden, mögen Aufwand und Nutzen beim Einreichen per E-Mail noch im Gleichgewicht sein. Die wenigen Referierenden senden ihr Redemanuskript als Text-Dokument oder PDF an den Konferenzveranstalter und dieser stellt den Tagungsband zusammen. Auch ein Review-Prozess ist überschaubar und kann elektronisch abgewickelt werden. Bei größeren Veranstaltungen wird die Verwaltung der Beiträge unübersichtlicher. Leider halten sich auch nicht alle Vortragenden an die Vorgaben zur formalen Gestaltung. Es kostet wertvolle Zeit, die Autoren immer wieder an die Abgabefristen zu erinnern oder Korrekturen in der Gestaltung einzufordern.
2. Einheitlichkeit: Konferenz-Management-Systeme geben Richtlinien vor
Ein digitales Werkzeug kann Abhilfe schaffen. Mit einem Konferenz-Management-System können die Parameter für alle Beiträge vorgegeben werden. Der maximale Umfang kann begrenzt und die Verwendung von Formatvorlagen von der Überschrift bis zur Fußnote kann vereinheitlicht werden. Der Autor kann seinen Text entweder über ein Formular eingeben oder mit Grafiken, Formeln und Tabellen in einem festgelegten Dateiformat hochladen. Manche Anwendungen bieten auch eine Kombination aus beidem.
3. Einreichfristen und Korrekturschleifen können einfacher kontrolliert werden
Sämtliche Beiträge, die digital eingereicht werden, sind dann im Konferenz-Management-System vorhanden. Einreichfristen und gegebenenfalls Korrekturschleifen können so einfacher kontrolliert werden. Auch für einen Peer-Review-Prozess eignet sich das Tool: Eingereichte Papers können über dieselbe Plattform und ohne Chaos in E-Mail-Postfächern bewertet werden.
4. Auch Tagungsbänder können unkomplizierter editiert werden
Sobald entschieden wurde, welche Beiträge für die Konferenz zugelassen sind, können die Beiträge für den Tagungsband editiert werden. Mithilfe des Tools lassen sich dafür alle akzeptierten Paper auswählen und gegebenenfalls in eine gewünschte Reihenfolge bringen – zum Beispiel nach Themen oder nach Autorennamen geordnet. Anschließend wird im gewünschten Dateiformat exportiert und mit einem Inhaltsverzeichnis, einem Titelblatt oder einem Index zum fertigen Konferenzband weiterverarbeitet.
5. Sie sparen Zeit und Nerven
Mit diesem unkomplizierten und zeitsparenden Vorgehen werden die Proceedings kurz nach oder zeitgleich mit der Veranstaltung brandaktuell veröffentlicht. Viele Veranstalter beschränken sich mittlerweile darauf, die Proceedings als PDF zu veröffentlichen und Interessierten den Tagungsband online über die Konferenz-Webseite zugänglich zu machen. Die Veröffentlichung in elektronischer Form lässt den Veranstalter in Bezug auf den Veröffentlichungszeitpunkt flexibler agieren, weil keine Zeiten für Druck und Bindung eingeplant werden müssen. Gleichzeitig werden dadurch die Bezugskosten gesenkt, was sich möglicherweise positiv auf den Absatz und damit auf die Anzahl der Zitationen auswirken kann.
Empfehlungen
Vorab ein Tipp für Sie: Einfach anfangen! Und mit den folgenden acht Empfehlungen kommen Sie auch noch systematisch zu Ihrem persönlichen Ziel.
1. Machen Sie sich Ihre Anforderungen bewusst
Bevor Sie sich für ein Konferenz-Management-System entscheiden, sollten Sie sich zuallererst die Frage stellen, was die Software leisten muss. Vielleicht ergeben sich aus der Art Ihrer Veranstaltung besondere Anforderungen oder Sie haben spezielle Wünsche, die das Konferenz-Management-System erfüllen soll. Formulieren Sie diese, bevor Sie sich auf die Suche nach einer Software für das Management Ihrer Konferenz begeben.
2. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Angebot
Recherchieren Sie, welche Konferenz-Management-Systeme angeboten werden, und überprüfen Sie, ob deren Funktionen mit Ihren Anforderungen übereinstimmen. Beziehen Sie auf der Suche nach dem richtigen Tool auch Bewertungen anderer Konferenzveranstalter ein. Wenn Sie zu einer Anwendung kaum positive oder ausschließlich veraltete Kundenmeinungen finden, sollten Sie sich nach Alternativen umschauen.
3. Planen Sie ein Budget ein
Machen Sie sich vorab ein Bild, welche Leistungen bei der Nutzung eines Konferenz-Management-Systems berechnet werden und ob noch weitere Gebühren für bestimmte Funktionen anfallen. Dann erleben Sie mit der Rechnung keine bösen Überraschungen.
Kostenlose Software gerät beim Konferenz-Management unter Umständen schnell an ihre Grenzen. Erwarten Sie bei der Entscheidung für eine Gratislösung deshalb lieber nicht zu viel und schon gar keine individuellen Lösungen, umfangreiche Supportleistungen oder einen großen Funktionsumfang.
4. Nehmen Sie sich Zeit für einen Testlauf
Testen Sie die Funktionen des Systems am besten mit einer Online-Demo oder einer Testinstallation. So finden Sie heraus, ob die Konferenz-Management-Software hält, was sie verspricht, und werden mit der Handhabung vertraut.
5. Unterschätzen Sie nicht den Support-Aufwand
Spätestens wenn die Organisation einer Konferenz in die „heiße Phase“ eintritt, bleibt meist keine Zeit mehr, um Software-Problemen auf den Grund zu gehen und selbst nach der passenden Lösung zu suchen. Klären Sie bereits vorab, wer bei technischen Schwierigkeiten Support leisten kann. Achten Sie darauf, ob es Anleitungen oder Tutorials zu dem von Ihnen bevorzugten System gibt.
6. Bleiben Sie systemtreu
Eine Software nur für die Teilnehmeranmeldung, eine andere für das Abstract Management und eine dritte, mit der Sie den Konferenzplan erstellen – selbst wenn jedes einzelne dieser Programme fehlerfrei läuft, arbeiten Sie auf diese Weise wenig effektiv, wenn die Anwendungen untereinander keine Daten austauschen können. Entscheiden Sie sich daher bestenfalls für einen Anbieter, dessen Konferenz-Management-System alle Funktionen vereint, die Sie brauchen.
7. Berücksichtigen Sie die Urheberrechte
Sichern Sie sich als Veranstalter durch Verwendungsklauseln oder Publikationshinweise die Rechte für die Veröffentlichung der Einreichungen. Weisen Sie die Referierenden darauf hin, dass sie mit dem Einreichen eines Beitrags dem Veranstalter das Recht einräumen, den Text ganz oder teilweise – in Übereinstimmung mit den geltenden Urheberrechten – weltweit, in allen Sprachen gedruckt und/oder elektronisch, ohne zeitliche Beschränkung und lizenzgebührenfrei zu vervielfältigen und zu verbreiten.
8. Gehen Sie mit den Daten Ihrer Teilnehmer achtsam um
Nehmen Sie Datenschutz als wichtigen Punkt in die Liste Ihrer Entscheidungskriterien auf. Die Erfassung und Bearbeitung von Konferenzbeiträgen sowie die damit verbundene Speicherung von personenbezogenen Daten muss den gesetzlichen Datenschutzvorgaben entsprechen. Diese sollten sich auch in den Datenschutzrichtlinien des verwendeten Tools wiederfinden.
Sollten Daten auf fremden Servern gespeichert oder an diese übermittelt werden, ist zudem zu prüfen, ob mit den Anbietern des genutzten Tools Verträge für eine Auftragsverarbeitung zu schließen sind.
Erstellen Sie Verfahrensbeschreibungen, gegebenenfalls Einwilligungserklärungen sowie Dokumentationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten (speichern und löschen).
Das Prinzip der Datensparsamkeit kann helfen, auch bei weniger umfangreichem technischem und datenschutzrechtlichem Wissen, relativ einfach für Datensicherheit zu sorgen. Lassen Sie sich hierzu von drei Fragen leiten: Warum erhebe ich diese Daten? Ist das Erheben dieser Daten erforderlich? Darf ich diese Daten erheben? Halten Sie im Zweifel Rücksprache mit den Datenschutzbeauftragten.
Checkliste: Das müssen Sie beachten
✔ Anforderungen bewusst machen
✔ Überblick über das Angebot verschaffen
✔ Budget planen
✔ Testlauf
✔ Support-Aufwand nicht unterschätzen
✔ Systemtreu bleiben
✔ Urheberrechte nicht vergessen
✔ Mit Daten achtsam umgehen
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Auszug aus dem Artikel „Publizieren leicht gemacht“, geschrieben von Marc Stephan Riedel und Christoph Martin und erstmals erschienen in DUZ Wissenschaft & Management 06/2018.
